"Plans are nothing, but planning is everything"

Det er selve processen, der fører frem til planen, der er det vigtigste. Ved at opdele projektet i en række delelementer ud fra kriterier som omfang, tid og ressourcer fås input til selve planlægningsprocessen. Gennem denne proces må projektlederen med hjælp fra øvrige projektdeltagere føre elementerne sammen igen, nu i en prioriteret rækkefølge.

Processen fører endvidere til at tænke projektets udførelse igennem og vurdere den indflydelse virkelighedens spilleregler kan have på projektforløbet.

"Enhver plan bliver knust ved mødet med virkeligheden"

En dybere erkendelse af, at planer kun har eet formål, nemlig at tjene som grundlag for identifikation af afvigelser mellem det planlagte og det oplevede, er en uvurderlig indsigt til gavn for projektet.

Tidsstyringen har til formål at sammensætte og gennemføre projektets aktiviteter efter en plan, der overholder projektets rammer mht. mål, kvalitet, tid og økonomi og tager hensyn til projektets usikkerhed samt muliggør nøjagtig opfølgning.

Projektlederen skal sikre, at planlægningen er baseret på velafprøvede metoder og teknik, der er smidige overfor ændringer, og som sikrer kvaliteten hele projektet igennem.

Kontrollen og dermed opfølgningen på projektets fremdrift skal ske hurtigt og præcist, så afvigelser, tendenser og konsekvenser hurtigt afdækkes.

Beslutninger om ændringer som følge af afvigelser eller nye krav skal baseres på et korrekt og forståeligt grundlag.

En klassisk fejl er at fokusere alt for meget på selve planlægningsdisciplinen - planlægning for planlægningens skyld. Senere oplever projektlederen så, at opfølgningen er langt mere tidskrævende end forventet, og resultatet er, at projektets tidsstyring sakker bagud i forhold til virkeligheden - projektlederen mister kontrollen med projektet i stedet for at føre projektet ud i praksis.

Tidsstyringen er snævert forbundet med den overordnede projektstyring.

Projektkontrollen sikrer, at alle nye krav og ændringer til projektet bliver afvist eller implementeret og indarbejdet i planlægningens kronologi. Beslutninger får indflydelse på projektdefinitionen og føres ud i praksis i planlægningen. Opgavekontrollen sikrer, at arbejdsopgaverne er forståelige, medens planlægningen fastlægger deres tidsmæssige gennemførelse.

Processen omkring tidsstyring består af en række trin, som projektlederen gennemløber iterativt hele projektet igennem. I startfasen for at etablere projektplanen, i gennemførelsesfasen for at justere planen i forhold til virkeligheden og i slutfasen for at evaluere kvaliteten af tidsstyringen til brug for projektets efterfølgere.

Processen kan opdeles i nogle opgaver, der successivt gennemløbes. Ved at benytte 'tilbageløb' mellem opgaverne, kan ny viden i nødvendig omfang indarbejdes, ved at et efterfølgende trin kan give en indsigt, der leder til, at foregående trin må gennemføres igen, indtil den ønskede usikkerhed, kvalitet eller optimering er afklaret eller nået

• Tilrettelæggelse af tidsstyringen gennem fastlæggelse af standarder, metoder og teknikker for alle forhold omkring tidsstyringen.
• Nedbrydning af projektet og definition af (del-)opgaver.
• Estimering af projektet dvs. klarlægning af det tidsmæssige omfang af projektet og dets opgaver - herunder også vurdering af usikkerheder.
• Indarbejdelse af projektets opgaver i en kalender.
• Optimering af projektplanen med tilretning af planen til projektets vilkår med samtidig fokus på bedst mulig tid og økonomi - herunder også håndtering af usikkerheder og risici.
• Opfølgning på projektet dvs. indsamling og vurdering af data om projektets faktiske status i forhold til det planlagte samt vurdering af nye krav og ændringer etc.
• Evaluering af projektet ved at vurdere kvaliteten i udførelsen af ovennævnte opgaver.