Informationers punktlighed er med til at opretholde projektets fremdrift.

Det er meget vigtigt ved tilrettelæggelsen af et effektivt informationsflow i projektet, at informationerne har tilstrækkelig kvalitet til at skabe klarhed om fakta, synspunkter og holdninger, samt at de udgør en reel værdi for modtageren.

Ud fra en læringsmæssig synsvinkel er informationer nødvendige for overhovedet at udvikle sig - nemlig at forudse, at handle og at erfare. Samme er vigtige for at kunne gennemføre de grundlæggende discipliner i styring, itererende planlægning - udførelse - kontrol.

Informationer har en række funktioner - de kan være

• operative
• ikke-operative

Operativ information kan være information, der f.eks. er grundlag for eller styrende for en arbejdsopgave og dermed oplæg til kommunikation.

Ikke-operativ information kan være information, der f.eks. orienterer om projektets status til personer/institutioner, der ikke har indflydelse på projektet som sådan.

Der kan være mulighed for mange eller få informationstyper. Indledningsvis skal der skabes en oversigt over de informationstyper, der er nødvendige for projektets opgaveløsning og styring samt ske en udpegning af de personer og/eller institutioner, der kan være mål for informationen.

Informationsanalyse omfatter afdækning af interessenternes, ledelsens og projektets behov for informationer. Her knyttes forbindelsen mellem personer og informationstyper. Ydermere ligger der en opgave i at forstå kommunikationsprocesser mellem mennesker og have fokus på årsager til misforståelser. En lang række færdigheder er nødvendige for at sikre, at informationerne når frem til modtageren og bliver forstået.

Imod afslutningen af projektet bliver hovedbeskæftigelsen for projektlederen at sikre sig en succesfuld afslutning af projektet. Et fremragende projektarbejde og et godt produkt kan blive negativt modtaget - fx. af politiske årsager. Een af de vigtige opgaver er derfor at få solgt (eller gen-solgt) løsningen til 'køberen'.

Af hensyn til fremtidig anvendelse skal projektlederen sikre, at det tidligt er planlagt, hvorledes projektets komplette samling af informationer kan bevares i en form, der giver værdi for fremtidigt interesserede.